Ansvarsfrihet majoritetsbeslut
1. På en föreningsstämma kan beslut ibland fattas utifrån fel grunder eller på fel sätt. Och kanske borde inte beslutet fattats av stämman över huvud taget. Vilka konsekvenser får det och hur bör styrelsen hantera situationen? Bostadsrätterna Direkt ger råd. Ledamöterna i landets bostadsrättsföreningars styrelser gör arbetet på sin fritid och kan rimligtvis inte alltid ha sakkunskaper eller tidigare erfarenhet av de frågor som hanteras.
Ibland skickas kallelse till årets föreningsstämma med ofullständiga handlingar och inte alltid med rätt innehåll i kallelsen, ofta beroende på att det är bråttom att hinna med att kalla inom de tidsgränser som är satta enligt lag. Vad händer då om beslut fattas på stämman utifrån felaktigt underlag eller om omständigheterna ändras i efterhand så att beslutet inte går att genomföra? Här är några exempel på sådana beslut och Tove Lindau, jurist och styrelserådgivare på Bostadsrätterna, svarar på hur styrelsen ska hantera situationen.
Det händer att det på föreningsstämmor fattas beslut om att genomföra någon typ av åtgärd, exempelvis anordna cykelställ på ett visst ställe på gården. Sedan visar det sig, efter att styrelsen arbetat med frågan, att det inte fungerar på just den platsen, men däremot på ett annat ställe på gården.
Ansvarsfrihet – vad innebär det?
Vad gör styrelsen då? Då får den kalla till en extra stämma för ett nytt stämmobeslut. Varför är det då så viktigt? Jo, för på stämman kan medlemmarna ha diskuterat den bästa platsen som stör minst.
Beslut på föreningsstämman – vilka konsekvenser får de?
Om det ändras kanske den nya platsen stör mer och andra medlemmar som kanske inte ens var med på stämman. Det generella rådet är att inte fatta detaljerade beslut på stämman utan lämna åt styrelsen att välja, som i det här exemplet, den bästa platsen. I föreningens stadgar står hur många ledamöter och suppleanter som ska väljas på stämman. Det vanligaste är att det anges i ett spann om minst och högst antal. Men det finns även stadgar som anger exakt antal.
Under den punkten kan stämman diskutera hur många de faktiskt ska välja. Men det finns förstås föreningar som har exakt antal i sina stadgar och där valberedningen inte fått ihop exempelvis fyra ledamöter, utan bara tre. Då får styrelsen kalla till en extra stämma för att ha ett fyllnadsval — och inför den får valberedningen jobba vidare. Alternativet är att ändra stadgarna, men då behövs i de flesta fall två stämmor. På årsstämman godkänns revisionsarvodet för nästkommande år.
Efter beslutet höjer revisionsbyrån sitt arvode. Ska styrelsen acceptera det utan åtgärd trots stämmobeslutet? Och bör stämman i stället godkänna ett ungefärligt belopp? Interna revisorer tar oftast inget arvode men det förekommer att det beslutas om ett visst belopp som då ligger fast. När det gäller arvoden, både för styrelseledamöter och revisorer, kan det bli fråga om att arbetet tagit betydligt mer kraft och tid än väntat.
I ett sådant undantagsfall kan stämman nästkommande år tillfrågas om att i efterhand besluta om ett högre arvode retroaktivt. Ibland tror styrelsen att ett beslut bör fattas av en stämma trots att det faktiskt är ett styrelsebeslut. Det kan handla om en fråga som påverkar medlemmarna en hel del eller kostar mycket pengar. Exempel kan vara en dyr underhållsåtgärd. Om stämman röstar nej till att åtgärda ett tak som är i dåligt skick hamnar styrelsen i en rävsax.
Det kan tyckas vara en enkel utväg att alla medlemmar är med och bestämmer, men så är det inte. Om inte styrelsen har mandat att göra vad den är skyldig att göra är det nog läge att ställa sina platser till förfogande. Föreningsstämman kan ha fattat beslut i en fråga som föreslagits och diskuterats på stämman. Beslutet tas till protokollet, men också detaljer som exempelvis vad projektet får kosta eller på vilket sätt det ska genomföras.
Vad kan det få för konsekvenser? Rekommendationen är att beslutet tas på stämman men att detaljerna överlämnas till styrelsen.
Konsekvensen här blir att styrelsen får kalla till en extra stämma för att fatta ett nytt beslut. Självklart kan det vara svårt att veta var gränsen går för när något ska beslutas på en stämma. I vissa fall, när det handlar om väldigt kostsamma åtgärder eller projekt, kan det vara lämpligt, men rådgör då med oss på Bostadsrätterna.